Внешняя среда организации: понятие, факторы

Любая организация связана со множеством факторов, которые влияют на её работу. Различные факторы влияют на деятельность организации и оказывают огромное влияние на ее перспективы и стратегию развития. Если рассматривать с точки зрения менеджмента, то совокупность факторов взаимодействую, представляет собой среду организации. В этой статье мы расскажем о понятии и значении факторов внешней среды организации, а также дадим характеристику этим факторам.

Данная проблема впервые была представлена в работах авторов А. Богданова и Л. фон Берталанфи в начале ХХ столетия.

В менеджменте, как и в других сферах, понимание важности внешней среды для организаций пришло только в 50-е годы в эпоху ее роста, развития и нарастающего экономического кризиса. С помощью системного подхода стали развиваться теоретические основы менеджмента. Он позволил рассматривать любую организацию как единое целое, состоящее из взаимосвязанных элементов, которые также имеют связь с внешним миром. Эта концепция привела к появлению так называемого ситуационного подхода (или «ситуационного менеджмента»), согласно которому, решение вопроса о выборе способа управления внешней средой организации зависит от конкретной ситуации, характеризующимся в значительной степени определенными внешними факторами.

Понятие внешней среды организации

Внешняя среда, с которой приходится работать организации, постоянно претерпевает изменения. Как правило, именно способность к адаптации и реагированию на изменения внешней среды является одним из ключевых факторов успешной организации.

При этом внешняя среда является источником, который питает организацию ресурсами и обеспечивает ее внутренний потенциал на должном уровне. В процессе работы предприятие постоянно обменивается с внешней средой информацией, что обеспечивает ей возможность существования. Однако ресурсы внешней среды организации не безграничны. На них претендуют многие другие организации, которые также находятся в этой же среде. Следовательно, в любой момент времени можно быть уверенным в том, что организация не получит необходимые ресурсы из внешней среды.

На данный момент организация находиться под влиянием целого комплекса сил и факторов разного рода – природных, социальных, экономических и др., их влияние она должна учитывать в своей производственной деятельности, в частности, к одним приспосабливаться, а другими пользоваться как инструментами воздействия на рынок с целью создания для себя наиболее благоприятных условий.

Роль и цель внешней среды организации зависит от типа экономики (командная, рыночной или смешанной) и модели рынка (совершенная и несовершенный конкуренция). На сегодняшний день в командной экономике все аспекты деятельности предприятия определяет государство через министерства и ведомства, поэтому у предпринимателей и управленцев нет необходимости изучать внешнюю среду. Если в рыночной экономике предприятие является самостоятельным хозяйственным субъектом и ведет бизнес самостоятельно, то внешняя среда становится средой особого внимания, так как степень риска и результат деятельности во многом зависят от состояния среды. Чем более нестабильна среда, тем выше конкуренция, тем больше успех предприятия, который обусловлен пониманием, анализом и учетом изменяющейся внешней среды.

Структура внешней среды организации

Так как организация находится вне среды, то внешние силы и факторы, с которыми она взаимодействует, или создают условия для ее деятельности, или создают препятствия к ней.

Организация испытывает влияние большого количества различных факторов внешней среды. Среда влияет на компанию, а она, в свою очередь, не всегда способна влиять на факторы среды и контролировать их.

Факторы внешней среды организации

В целом факторы влияют на все направления деятельности организации как позитивно, так и негативно. Организация может оказывать воздействие на элементы среды в той или иной степени: с помощью договоров и систем участия, на поставщиков и посредников – гораздо меньше (за счет качества своих товаров, исследований и рекламы), на конкурентов и покупателей – еще меньше (за счет качества своих товаров и услуг, маркетинговых исследований и рекламы). Как правило, влияние каждого фактора на организацию зависит от его важности для нее. Демографические факторы могут оказывать влияние на предприятия, производящие товары для населения, но не влияют на предприятия первичного производства. Это обусловлено тем, что они более подвержены воздействию природных факторов.

При изменении самого фактора среды, влияние его на деятельность организации будет зависеть от этого самого изменения самого фактора. К примеру, если происходит рост численности людей в стране или их доход, то можно ожидать положительного воздействия от оптимизации налоговой системы; рост тарифов на энергоресурсы и налога – негативный фактор.

В результате воздействия внешних факторов на предпринимателя, он принимает определенные решения, которые зависят от взаимосвязи данного элемента среды с направленностью в структуре деятельности организации.

Все факторы внешней среды находятся в состоянии сильнейшего взаимовлияния. В результате изменения одного из факторов неизбежно происходит изменение других факторов. Поэтому их изучение и анализ внешней среды в организации следует вести системно с учетом не только изменений одного фактора (например, изменения в работе), но и с условием, как они скажутся на других факторах и во всей деятельности организации.

Также, следует сказать о том, что в условиях рыночной экономики внешняя обстановка имеет для организации большое значение и руководителю приходится учитывать изменения внешней среды, так же как и потребителей; кроме того, организация как открытая система зависит от внешнего мира в отношении поставок всех необходимых ресурсов, покупателей и клиентов.

Внешняя среда организации прямого воздействия

Внешняя среда организации может быть прямого и косвенного воздействия. Внешняя среда организации прямого воздействия включает во внимание поставщиков, государство и профсоюзы.

Внешняя среда прямого воздействия представляет собою непосредственную деловую среду, в которой находятся субъекты, оказывающие прямое влияние внешней среды организации на ее деятельность.

Поставщики организации как элемент внешней среды — это источник ввода ресурсов, таких как материал, оборудование, энергия, капитал (акционеры, банки, акционеры, частные лица) и рабочая сила.

С помощью налоговой системы, государственной собственности и бюджета государство может влиять на организацию. Каждое предприятие должно соблюдать требования государственных органов, среди которых комиссии в области торговли, лицензировании, квотирования, ценных бумагах, управления по надзору за качеством и безопасностью труда, а также окружающей среды.

Покупателями или потребителями могут быть физические и юридические лица, которые приобретают товар (продукцию, услугу), изготовленный (продаваемый) организацией.

На рынке конкурируют аналогичные товары или товар, который имеет лучшее качество. И конкуренты, и внешние факторы способствуют инновациям и эффективности.

Внешняя среда организации косвенного воздействия

Существует также внешняя среда косвенного воздействия, элементы которой оказывают влияние на компанию не сразу, а, например, по истечению времени.

Среда косвенного воздействия гораздо сложнее, чем среда прямого воздействия, так как информация по ней в большинстве случаев отсутствует или же ее просто нет, а руководство компании скорее всего опирается на собственные догадки.

За счет технического прогресса происходит отображение степени развития научно-технического прогресса в компании (эффективность производства продукции, введение нового продукта или ускорение его старения), а также уровень научно-технического развития, воздействующего непосредственно на компанию (эффективность производства продукции и скорость ее устаревания).

В политике государства может быть желание властей по отношению к развитию общества и средства для этого, которые они используют (налогообложение и установление налоговых систем и льгот, защита потребителей, контроль над ценами и заработной платой, идеология политики правительства и др.).

В социокультурной сфере можно выделить установки, жизненные ценности и традиции общества, демографическую обстановку, отношения компании с местным населением, рост населения, уровень образования и др.

С экономической точки зрения, состояние экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и возможность потребителя приобретать определенную продукцию.

На данный момент внешняя среда очень сложная и изменчивая. Практически все современные теории менеджмента считают внешней средой главную организационную характеристику. Однако, в работе руководителя нет необходимости учитывать все факторы внешней среды. Задачей руководителя является ограничение учета внешнего окружения только теми факторами, которые непосредственно влияют на успешность организации. Для того, чтобы сделать это, он должен предложить наиболее приемлемые способы реагирования на внешние воздействия. Все факторы внешней среды необходимо изучить и установить направление и степень их влияния. Эти меры позволят регулировать действия одних факторов и адаптировать их к другим для того, чтобы наиболее усилить позитивное влияние и ослабить негативное воздействие. Эти задачи решают, в первую очередь, учет и анализ взаимодействия организации со средой (с учетом ее особенностей). Сегодня выжить и эффективно функционировать в быстро изменяющихся условиях может только та организация, у которой есть возможность своевременно перестроиться и приспособиться к окружающей среде.

Приемы решения задач (условие, варианты, ответы)

ПРИМЕР 1

Какие элементы соответствуют понятию «внешняя среда организации»:

1. Сотрудники, работающие на предприятии.
2. Банк, который выдал кредит предприятию.
3. Федеральный налоговый орган.
4. Техника, используемая при производстве продукции.
5. Организационная культура компании.

Внешняя среда и ее основные характеристики – это 2 и 3 пункт. Как правило, все остальное – это характеристика внутренней среды фирмы.

ПРИМЕР 2

Какой средой являются следующие объекты: прямого или косвенного значения?

1. Конкуренты.
2. Ухудшение экономической ситуации в стране.
3. Рабочие на рынке труда.
4. Введение санкций на международном уровне.

К факторам внешней среды прямого воздействия относят пункты 1 и 3, к факторам косвенного воздействия 2-4.